Almeno una volta a tutti nella vita è capitato di voler festeggiare al meglio un evento importante ma allo stesso tempo non avere idea di dove partire, che si tratti di un matrimonio, di una laurea, della nascita di un figlio.
L’agenzia eventi
Per sopperire a queste problematiche, negli anni è nata una figura professionale, l’organizzatore di eventi, formata appunto per riuscire a pianificare nel minor tempo possibile la festa adatta all’occasione.
Questa figura di solito lavora sotto un’agenzia, alla quale i clienti in alto mare si appellano: sarà poi lei ad assegnare il compito all’agente più adatto.
Al cliente non resterà che fornire solamente alcune linee guida, come la location che preferisce, il numero di persone che parteciperà all’evento: potrebbero anche essere chieste delle informazioni sul dress code.
Una questione di collaborazioni
Mettere a punto un festeggiamento non è per nulla semplice: serve una buona formazione, creatività, intraprendenza, capacità gestionale; chi lavora sotto un’agenzia eventi è stato ben formato per riuscire ad incastrare tutto perfettamente, senza dimenticare il minimo particolare. Un’altra buona dote per svolgere questo tipo di lavoro è sicuramente la gestione dello stress.
Si inizierà quindi con la pianificazione dell’evento, dove si cercherà di capire il tipo di party che bisogna organizzare, la durata, il numero di partecipanti
Dietro un evento di importanti dimensioni è richiesto il lavoro di tantissime persone: basti pensare che per un semplice compleanno bisognerà chiedere l’aiuto di un catering, di un pasticcere per la torta, di un dj per la musica, di un animatore che intrattenga gli invitati, per non parlare dell’allestimento della location e della squadra di pulizie che dovrà occuparsi del riordino ad evento finito. E non solo, sarà necessario pure il fotografo!
Le agenzie più conosciute, come l’ agenzia eventi Nosilence , lavorano a stretto contatto con i migliori Catering, proponendo al proprio cliente i menù più adatti all’occasione e offrendo moltissime alternative.
Sempre tenendo sotto controllo il budget, l’organizzatore di eventi stilerà la lista delle attrezzature necessarie per la buona riuscita dell’evento, si occuperà del parcheggio delle macchine, ma anche del piano emergenza: in quest’ultimo caso, se l’evento è di considerevoli dimensioni, sarà necessario appellarsi a degli steward e delle hostess; nel caso in cui il festeggiamento si tenesse in un luogo pubblico, bisognerà avere pronta anche una squadra di personale sanitario pronto ad intervenire.
In tema di location, l’ambiente dovrà essere inerente all’evento che ospiterà: l’agenzia eventi quindi si occuperà di renderlo tale grazie all’ausilio di interior designer, tecnici delle luci e tutto il personale necessario.
Per far sì che un buon numero di persone partecipi al festeggiamento, sarà necessario pubblicizzarlo: è una delle parti più impegnative, e l’agenzia eventi chiamerà all’ordine un social media manager, per pubblicizzare l’evento online; un grafico, invece, si occuperà di preparare dei volantini da distribuire fisicamente. Nel caso in cui ci fosse un dress code, è assolutamente necessario renderlo noto durante la fase di pubblicizzazione, altrimenti l’evento rischia di non uscire bene!
L’agenzia eventi sempre presente
Anche durante il festeggiamento stesso, l’agenzia eventi sarà lì presente, pronta ad intervenire nel caso in cui si presentasse qualsiasi problema; allo stesso tempo, farà una valutazione del risultato ottenuto, in modo da poter fare sempre meglio.